Phong bì là vật dụng không thể thiếu trong kinh doanh và giao tiếp hiện nay. Nó giúp bảo vệ tài liệu quan trọng và đảm bảo tính riêng tư cho người gửi và người nhận, đặc biệt chúng còn có tác dụng quan trọng trong kinh doanh và giao tiếp. Cùng Bao bì SHQ tìm hiểu phong bì là gì, các tác dụng của phong bì trong kinh doanh, giao tiếp và những lưu ý khi sử dụng phong bì để đảm bảo hiệu quả và tính chuyên nghiệp.

1. Phong bì là gì?

Phong bì là một loại vật dụng giấy hoặc nhựa dùng để bao phủ và bảo vệ tài liệu khi gửi thư, hóa đơn, giấy tờ quan trọng hoặc các vật phẩm khác trong quá trình giao tiếp và trao đổi giữa các doanh nghiệp. Ngoài ra, chúng còn được sử dụng nhiều trong đời sống hàng ngày phục vụ cho mục đích quan hệ xã hội của cá nhân, gia đình như dùng đựng bưu thiếp, thư từ, bưu thiếp, đựng giấy mời, tiền mừng,…

Phong bì được thiết kế để đảm bảo tính bảo mật và sự riêng tư của người gửi và người nhận, giúp ngăn chặn các thông tin bị rò rỉ hoặc bị lộ ra ngoài.

Chúng có thể được làm bằng nhiều loại vật liệu khác nhau, bao gồm giấy, bạt nhựa, nhựa PVC, vải, và các loại vật liệu tự hủy sau khi sử dụng.

2. Phong bì thư có cấu tạo như thế nào?

Phong bì thư bao gồm 3 thành phần chính: phần tai dán, phần nắp và phần thân. Đối với loại dùng để đựng hồ sơ dày thì có thêm phần hông để chứa nhiều tài liệu và phần khuy có tác dụng buộc dây cố định giữa nắp và thân thay cho nắp dán thông thường.

Trước khi tạo ra một bì thư hoàn chỉnh, mẫu thiết kế sẽ được in trên một tờ giấy phẳng. Sau đó, ta tạo khuôn và bế ra hình dạng và các đường gân, tiếp theo là gấp và dán thủ công hoặc bằng máy gia công tự động. Sau cùng là công đoạn làm băng dính 2 mặt hoặc keo chờ ở phần nắp.

Các mẫu bì thư được các công ty sử dụng thường là kiểu nắp gấp. Đối với mẫu dùng để đựng thư, thiệp hay đựng tiền thì sẽ được sáng tạo theo nhiều kiểu khác nhau như gập ốp 2 bên, kiểu rút ống hoặc gập chén.

3. Phong bì thư làm từ chất liệu giấy gì?

Hầu hết các loại giấy in đều có thể được dùng làm bì thư, trừ loại giấy được dùng để in bill. Tuy nhiên, loại giấy được dùng nhiều nhất có thể kể đến là giấy offset (hay còn được gọi là giấy Ford) và giấy Couche.

Giấy offset hút mực và có bề mặt xốp nhẹ nên ưu tiên dùng cho việc in ấn bởi chúng dễ viết lên được bằng các bút mực khác nhau và có thể gia công keo chờ cho phần nắp. Giấy Couche ít hút mực và có bề mặt lì bóng nên chỉ viết lên được bằng bút bi và phần nắp không thể gia công keo chờ. Chính vì vậy, giấy Couche được dùng để in bì thư chỉ khi thiết kế có nhiều hiệu ứng phức tạp hoặc nhiều nền màu.

Ngoài ra, một số loại giấy khác như giấy kraft Nhật, giấy mỹ thuật cũng được sử dụng để làm các loại phong bì cao cấp dùng để đựng thư tay, đựng thiệp cưới hay thẻ khách hàng, voucher,…

4. Loại phong bì các công ty hay dùng có kích thước như thế nào?

Kích thước phong bì tùy thuộc vào kích thước ấn phẩm đựng bên trong. Ví dụ, kích thước của các bưu thiếp khác nhau thì kích thước phong bì cũng thay đổi theo. Tuy nhiên, những công ty, doanh nghiệp thường dùng các phong bì có kích thước cơ bản đó là kích thước A4, kích thước A5 và kích thước A6.

Phong bì kích thước A4 (25x34cm) đựng vừa các văn bản, tài liệu khổ 21×19,7cm.

Phong bì kích thước A5 (16x23cm) đựng vừa tờ A4 gấp đôi.

Phong bì kích thước A6 (12x22cm) đựng vừa tờ A4 gấp ba.

Ngoài ra, có một số kích thước khác như 22x31cm, 11x19cm, 10x18cm cũng được sử dụng để đựng các ấn phẩm, tài liệu đặc thù.

Xem thêm: Giấy Bristol là gì và thường dùng để làm gì?

5. Ứng dụng phong bì trong kinh doanh giao tiếp

Phong bì là một ấn phẩm đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh cuộc sống giao tiếp hàng ngày. Không chỉ có tính hữu dụng cao, phong bì còn giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, giúp tăng thêm phần trang trọng của vật phẩm khi được đựng bên trong nó.

Đối với công việc kinh doanh: Không chỉ đơn thuần là bảo quản giấy tờ hay tài liệu gửi cho đối tác khách hàng, phong bì thư còn góp phần vào quy trình quảng bá hình ảnh nhận diện như thông tin, logo và các dịch vụ – sản phẩm cơ bản của doanh nghiệp, công ty.

Trong giao tiếp hàng ngày: Phong bì đã và đang giúp ích khá nhiều trong đời sống hằng ngày của mỗi người như đựng thiệp mời, thiệp cưới, thiệp chúc mừng, đựng tiền, đựng thư tay,… Với nhiều mẫu mã và kiểu cách khác nhau, phong bì đã thực hiện hoàn hảo nhiệm vụ giữ kín điều cần tế nhị, kín đáo mà người trao muốn gửi đến người nhận.

Trên đây là những thông tin về phong bì cũng như ứng dụng của nó vào đời sống và hoạt động kinh doanh của con người. Bao bì SHQ hy vọng chúng sẽ giúp ích cho bạn.